Viele Vereinsstatuten sehen jedes Jahr eine Mitgliederversammlung vor, in der die Organwalter des Vereins gewählt werden. Die COVID-19-Regeln erlauben heuer einem Verein auch entgegen seiner Satzung mehrere Besonderheiten:
a) Mitgliederversammlungen dürfen notfalls trotz Ausgangssperre abgehalten werden.
b) Sie dürfen bis ins Jahr 2021 verschoben werden.
c) Sie dürfen virtuell abgehalten werden.
d) Einzelne Abstimmungen dürfen brieflich erfolgen.
Unerwartetes Problem: Zeichnungsbefugnis
Hat ein Verein seine Mitgliederversammlung verschoben, kann er unversehens vor folgendem Problem stehen: Sieht ein Geschäftspartner, beispielsweise ein Kreditinstitut im Zentralen Vereinsregister (hier) nach, findet er womöglich, dass die Vertretungsbefugnis abgelaufen ist. Bei wichtigeren Geschäftsfällen oder bei Subventionsansuchen wird sich kaum jemand davon überzeugen lassen, dass aufgrund der erlaubten Wahlverschiebung die Registerauskunft gleichgültig ist. Rechtlich ist dies zwar tatsächlich der Fall, aber es gibt keine automatische Änderung des Registers.
Wie kommt man zu einer aktuellen Registereintragung?
1. Zeigt das Vereinsregister noch eine gültige Vertretungsbefugnis an, genügt eine Mitteilung an die Vereinsbehörde, dass die Mitgliederversammlung verschoben wird. Die Behörde ändert dann das Ablaufdatum.
2. Die Vertretungsbefugnis kann im Vereinsregistereintrag abgelaufen sein, aber nach der Satzung noch nicht (typisch: „Die Funktionsperiode endet mit der Neuwahl.“). Hier weist man die Vereinsbehörde auf die entsprechende Satzungsbestimmung hin, damit sie das Ablaufdatum verlängert.
3. Greifen die genannten Möglichkeiten nicht, kommt man an einer Neuwahl mit anschließender Wahlanzeige nicht vorbei.
Echte Versammlung im kleinen Kreis
Virtuelle Versammlungen (oben c) und Briefabstimmungen (oben d) können je nach Satzung aufwendig und fehlerträchtig sein. Wenn in einem Verein üblicherweise ohnehin nur wenige Mitglieder zur Wahlversammlung erscheinen, ist daher die gewöhnliche Versammlung noch die beste Möglichkeit, das Problem zu lösen. Selbstverständlich muss man auch gesunde Teilnehmer zu den üblichen Vorsichtsmaßnahmen veranlassen: Abstand, Maske, Desinfizieren, Lüften, ruhige Sprache.